Wenn weniger noch mehr bringt – die überraschende Perspektive

Mitten im Meeting, und statt der üblichen Diskussion um neue Einstellungen schlägt jemand vor: „Lasst uns den Fachkräftemangel neu denken und vorhandene Menschen besser nutzen.“ Auf den ersten Blick klingt das nach Beschäftigungstheorie. Aber es steckt mehr dahinter – mindestens 4 Millionen Arbeitsplätze könnten laut IFAA-Studie in Deutschland effizienter gestaltet werden. Nicht mit weniger Menschen, sondern mit mehr Wirkung pro Person. Mit Automatisierung, Digitalisierung, smarter Prozessstruktur – und einem neuen Verständnis dessen, was HR leisten kann .

Genug der grauen Theorie? Stopp kurz und stell dir selbst diese Frage: Wenn du heute nur 10 % deiner Routinetätigkeiten durch Automation oder Umstrukturierung ersetzt, was passiert mit dem Freiwerdenden? Kannst du damit ändern, wie dein Team an strategischen Aufgaben mitarbeitet?

Fachkräftemangel ist mehr als ein statistisches Manko

Ja, der Fachkräftemangel ist Realität – und er wird uns begleiten. Die aktuelle Lage zeigt: 28 % der deutschen Unternehmen kämpfen 2025 mit Personalmangel – ein Rückgang, aber immer noch auf hohem Niveau . Ergänzt werden diese Zahlen durch den aktuellen Stand vom IW Köln: Rund 573.000 Fachkräfte fehlen derzeit, mit geschätzt 49 Mrd. EUR Kosten. Bis 2027 könnten es 74 Mrd. EUR sein . Der neue DIHK-Report bestätigt eine doppelte Bremse: Personalmangel trifft auf strukturelle Schwächen .

Dabei gibt es einen Hebel, den du als HR-Verantwortliche:r sofort nutzen kannst – und zwar nicht durch neue Mitarbeiter, sondern durch bessere Nutzung der vorhandenen.

Arbeitskräftesparen – ein Denkmodell mit Wirkung

Das Schlagwort „Arbeitskräftesparen“ klingt drastisch. Aber es ist nicht als Sparmaßnahme gedacht, sondern als Ressourcenoptimierung. Entscheidende Frage: Wie viele Stunden rollen wir heute an Standardprozessen, Routineaufgaben, Formularen oder manuellen Abstimmungen vorbei – die wir künftig automatisiert, geschmeidiger oder effektiver erledigen könnten?

Wenn du diese Stunden einsparst, wirkt jeder Mitarbeiter in Richtung Strategie, Innovation und Kundennutzen. Arbeit wird intelligenter. Und du löst das Problem „Fachkräftemangel“ mit clevere Nutzung vorhandener Kapazitäten statt mit teuren Neueinstellungen.

Deine Toolbox für HR-Mindset-Zukunft

1. Rollen-Review: Was muss bleiben, was kann neu

Gehe die Jobbeschreibungen in deinem Team durch – nicht, um Stellen zu streichen, sondern um zu prüfen: Welche Aufgaben nehmen Zeit, aber erzeugen wenig Wert? Und welche könnten z. B. durch KI, RPA oder standardisierte Checklisten ersetzt werden?

Richtig gemacht, kann das gesamte Team produktiver werden – ohne Burnout, aber mit Fokus.

2. Reskilling statt Outsourcing

Wenn du Aufgaben digitalisierst, brauchst du Menschen, die anders arbeiten können. Entwickle modulare Lernpfade für deine Mitarbeitenden – einfache Online-Tools, Peer-Learning, Lern-Häppchen mit echtem Praxisbezug. So wird Arbeitskraft flexibel statt statisch.

3. Demografische Lücke als Chance nutzen

Viele Unternehmen reagieren erst auf Rentenwellen, bevor sie handeln. Warum nicht anders? Fang vorher an, Rollen strategisch neu zu denken – bevor wichtige Mitarbeitende fehlen. So sicherst du Wissen und fängst Transformation an, bevor sie dich trifft.

4. Arbeitskraft als Investment betrachten

Jedes Jahr, das eingespart oder entlastet wird, ist keine Lücke – sondern potenzieller Wert. Nutze diese Zeit für Innovationsprojekte, Nachhaltigkeitsthemen oder Effizienzprogramme. So entwickelst du dein Team nicht nur innerbetrieblich weiter – sondern auch als Marke für Talent.

Konkrete Maßnahmen – so setzt du los

1. Prozess-Workshops: Führe mit Führungskräften Sessions zu Routineaufgaben durch. Hebe ineffiziente Abläufe hervor. Ermittle Automatisierungspotenziale.
2. Skills-Check: Sammle Fähigkeiten der Mitarbeitenden – wo haben sie ungenutztes Potenzial in Projektmanagement, Kundeninteraktion, digitaler Analyse?
3. Tool-Identifikation: Prüfe, wo RPA, Chatbots, KI-Assistenzsysteme oder Reporting-Tools sinnvoll einsetzbar sind – nicht als Luxus, sondern als Produktivwerkzeuge.
4. Pilotprojekte starten: Setze Kleingruppen auf, die einfache Prozesse digitalisieren – z. B. Automatisierung der Rechnungsprüfung oder HR-Reporting. Dokumentiere Zeitgewinn und Zufriedenheit.
5. Monitoring definieren: Notiere Kennzahlen wie Bearbeitungszeit, Fehlerquote, Mitarbeiterfeedback. Messe Transformation als greifbares Ergebnis – nicht als abstrakte Idee.
6. Governance-Strukturen aufbauen: Wer überwacht, wer genehmigt, wer misst? HR ist nicht nur Begleiter, sondern Verantwortlicher. Dein Pilotprojekt ist Proof-of-Concept – kein einziger Mitarbeiter darf allein gelassen werden.

Wieso du das können musst – heute und morgen

Wenn Automatisierung, Reskilling und Nutzung von digitaler Intelligenz Hand in Hand gehen, entsteht ein Multiplikator-Effekt. Nicht nur reduzierst du Kosten, du hebst Arbeitskraftpotenziale ins neue Level. Dein Team wird belastbarer, agiler, innovativer. Du veränderst die Wahrnehmung: HR wird zur Spürnase, zur Change-Unit, zur strategischen Kraft.

Und du erschaffst eine Lösung, die gegen zukünftige Herausforderungen wirkt:

• Fachkräftemangel klingt weiter dramatisch, aber nicht mehr als Blockade
• Automatisierungsdruck wird nicht als Job-Killer, sondern als Job-Booster erlebt
• Mitarbeitende empfinden Wertschätzung durch gezielte Entwicklung – statt Angst vor Verschiebung

Deine Einladung – Werde Teil der HR-Zukunft

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Weiterführende Informationen

IFAA. (2024). Fachkräftemangel: Automatisierung und Digitalisierung als Schlüssel. IFAA-Studie. https://www.merkur.de/wirtschaft/arbeitskraefte-sparen-koennten-fachkraeftemangel-wie-deutsche-unternehmen-millionen-zr-93301569.html
ifo Institut. (2025). Arbeits- und Fachkräftemangel (ifo Schnelldienst 3/2025). ifo Institut. https://www.ifo.de/DocDL/sd-2025-03-peichl-etal-arbeits-fachkraeftemangel.pdf
Burstedde, A., & Kolev‑Schaefer, G. (2024). Die Kosten des Fachkräftemangels (IW‑Kurzbericht Nr. 27). IW Köln. https://www.iwkoeln.de/studien/alexander-burstedde-galina-kolev-schaefer-die-kosten-des-fachkraeftemangels.html
DIHK. (2024). Fachkräftereport 2024/25: Strukturprobleme und Engpässe erkennen. Deutsche Industrie- und Handelskammer. https://www.dihk.de/de/themen-und-positionen/fachkraefte/beschaeftigung/fachkraeftemangel-trifft-auf-strukturprobleme-127192
Institut der deutschen Wirtschaft (IW). (2024). Horten von Fachkräften: Strategien gegen Rentenwelle. IW Deutschland. https://www.welt.de/251576194l
ifo Institut. (2025). Arbeits- und Fachkräftemangel (ifo Schnelldienst 3/2025). ifo Institut. https://www.ifo.de/DocDL/sd-2025-03-peichl-etal-arbeits-fachkraeftemangel.pdf
Burstedde, A., & Kolev‑Schaefer, G. (2024). Die Kosten des Fachkräftemangels (IW‑Kurzbericht Nr. 27). IW Köln. https://www.iwkoeln.de/studien/alexander-burstedde-galina-kolev-schaefer-die-kosten-des-fachkraeftemangels.html
DIHK. (2024). Fachkräftereport 2024/25: Strukturprobleme und Engpässe erkennen. Deutsche Industrie‑ und Handelskammer. https://www.dihk.de/de/themen-und-positionen/fachkraefte/beschaeftigung/fachkraeftemangel-trifft-auf-strukturprobleme-127192
Institut der deutschen Wirtschaft (IW). (2024). Horten von Fachkräften: Strategien gegen Rentenwelle. IW Deutschland. https://www.welt.de/251576194