Künstliche Intelligenz verändert auch die öffentliche Verwaltung – und das schneller als viele erwartet haben. Für Behörden und Ämter stellt sich nicht mehr die Frage ob, sondern wie KI eingeführt wird. Ein gut konzipierter KI-Workshop ist der erste und wichtigste Schritt auf diesem Weg.

Warum braucht die öffentliche Verwaltung eigene KI-Workshops?

Verwaltungen haben andere Anforderungen als Unternehmen: Haushaltsrecht, Vergaberecht, besonderes Datenschutzrecht, demokratische Rechenschaftspflicht und eine oft konservative IT-Infrastruktur. Allgemeine KI-Schulungen treffen diese Realität nicht – sie brauchen angepasste Inhalte, verwaltungsrelevante Beispiele und eine Sprache, die Beamte und Verwaltungsmitarbeitende abholt.

Was ein guter KI-Workshop für die Verwaltung beinhaltet

Grundlagen ohne Buzzwords: Was ist KI wirklich? Was kann sie – und was nicht? Teilnehmende verstehen die Technologie auf einem Level, das für ihren Arbeitsalltag relevant ist.

Verwaltungsrelevante Anwendungsfälle: Konkrete Beispiele aus Bürgerservice, Dokumentenverarbeitung, Bescheidserstellung und internen Abläufen – keine abstrakten Tech-Demos.

Rechtlicher Rahmen: DSGVO, EU AI Act, Dienstgeheimnisschutz – welche Regeln gelten beim KI-Einsatz in Behörden? Was darf wann eingegeben werden?

Praktische Übungen: Die Teilnehmenden arbeiten mit echten KI-Tools (z.B. ChatGPT, Microsoft Copilot) an typischen Verwaltungsaufgaben – Texte formulieren, Informationen recherchieren, Protokolle zusammenfassen.

Kritische Reflexion: Wo entstehen Risiken? Wie erkenne ich KI-Fehler? Wann muss ich als Mensch eingreifen?

Typische Workshop-Formate für Behörden

• Halbtages-Impuls-Workshop (4h): Überblick und erste Erfahrungen für Führungskräfte und Amtsleitungen
• Ganztages-Praxisworkshop (8h): Vertiefung mit konkreten Anwendungsfällen für operativ tätige Mitarbeitende
• Zweitages-Intensivprogramm: Grundlagen + Anwendungsfälle + Entwicklung einer Behördenstrategie
• Schulungsreihe (4–6 Module): Schrittweiser Kompetenzaufbau über mehrere Wochen

Häufig gestellte Fragen zum KI-Workshop für die öffentliche Verwaltung

Dürfen Verwaltungsmitarbeitende ChatGPT nutzen?

Die Antwort hängt von der Behörde und dem Verwendungszweck ab. Für nicht-vertrauliche Aufgaben (z.B. Textentwürfe, Recherchen) ist die Nutzung in vielen Behörden möglich, wenn keine personenbezogenen oder dienstgeheimnisrelevanten Daten eingegeben werden. Viele Bundesländer haben inzwischen eigene KI-Leitlinien für Verwaltungen erarbeitet.

Welche KI-Tools sind für Verwaltungen besonders geeignet?

Microsoft Copilot (in der behördensicheren Government-Version), DeepL für Übersetzungen und zunehmend behördenspezifische KI-Lösungen der IT-Dienstleister der öffentlichen Hand (z.B. Dataport, AKDB) sind besonders verbreitet. Entscheidend ist immer die Datenhaltung – idealerweise auf deutschen oder europäischen Servern.

Wie lange dauert es, bis eine Behörde KI produktiv nutzen kann?

Mit einem strukturierten Workshop als Einstieg und einem klaren Pilotprojekt können erste produktive KI-Anwendungen innerhalb von 3–6 Monaten realisiert werden. Voraussetzung ist eine rechtliche Grundsatzentscheidung der Behördenleitung und ein klar begrenzter Pilotbereich.

Fazit: KI-Kompetenz ist die neue Verwaltungskompetenz

Behörden, die heute in KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden investieren, sind morgen handlungsfähiger, schneller und attraktiver als Arbeitgeber. Ein praxisnaher, verwaltungsspezifischer KI-Workshop ist der effizienteste erste Schritt.

Sie planen einen KI-Workshop für Ihre Behörde? Bernd Wiest entwickelt und leitet maßgeschneiderte KI-Workshops für öffentliche Verwaltungen, Ämter und Kommunen – praxisnah, rechtssicher und auf Ihren Kontext zugeschnitten. Jetzt anfragen.

Weiterführende Themen

• KI in Kommunen – Themenraum: Smart City, Verwaltung und öffentlicher Sektor
• KI Beratung Kommunen: Wie Städte und Gemeinden KI verantwortungsvoll einführen
• KI Governance: Klare Spielregeln für KI in Organisationen
• KI Strategie Mittelstand: Der Weg zur strukturierten KI-Einführung